行政書士として開業する前は、「開業時に何を買えばいいのか」が気になります。
私も開業前後に、机、椅子、職印、表札、プリンター、書庫、文房具など、いろいろなものを揃えました。
ただ、実際に開業してみると、開業後に新しく大きな備品をどんどん買い足すというより、必要になるのはもう少し地味なものが多かったです。
具体的には、次のようなものです。
- Office
- PDF編集・変換環境
- クラウドストレージ
- AIツール
- 住所印
- 名入り封筒
- 電子署名・電子証明書まわり
- 郵便受け
- 挨拶用タオル
こうして並べると分かりますが、開業後に増えるのは「机や椅子のような大きな物」よりも、実務を回すためのサービス・消耗品・細かい備品です。
特に、郵便受け・住所印・名入り封筒のような細かいものは、開業前には見落としやすいですが、実際に業務を始めると必要性を感じやすい部分でした。
この記事では、行政書士開業後に「結局必要だったもの」「買っておいてよかったもの」「逆に余ったもの」をまとめます。
- 開業後に増えるのは「物」よりも実務環境
- Office｜最初はいらないと思っていたが、結局必要になった
- Microsoft 365でまとめるという選択肢
- PDF編集・変換環境｜PDFしか配布されていない様式がある
- OneDriveなどのクラウドストレージ｜バックアップ用に必要
- AIツール｜必須ではないが、使うとかなり便利
- 住所印｜地味だけどあると便利
- 名入り封筒｜あると便利だが、最初は無地でもよい
- 郵便受け｜レターパックが入らない問題は盲点
- 電子署名・電子証明書まわり｜業務によって必要になる
- 挨拶用タオル｜正直かなり余った
- 開業後に買ってよかったもの・後回しでよかったもの
- まとめ：開業後に増えるのは、地味だけど実務に効くもの
- 開業前に揃えるものはこちら
開業後に増えるのは「物」よりも実務環境
開業前は、どうしても目に見える備品に意識が向きます。
机、椅子、職印、表札、プリンター、書庫。
このあたりは、いかにも「開業準備」という感じがします。
しかし、実際に開業してみると、後から必要になるのは、次のようなものが中心でした。
- 書類を作るための環境
- PDFを扱うための環境
- データを保存・バックアップする環境
- 郵送や事務処理に使う細かい備品
- 業務によって必要になる電子申請まわりの環境
つまり、開業後にお金がかかるのは「事務所をそれっぽく見せるもの」よりも、「実務を止めないためのもの」です。
Office｜最初はいらないと思っていたが、結局必要になった
開業前は、正直「Officeはなくてもいいのでは」と思っていました。
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで、ある程度のことはできます。
簡単な表やメモ、下書き程度なら、Google Workspace系でも問題ありません。
ただ、行政書士業務では、行政機関からダウンロードする様式がWordやExcel形式で配布されていることが多いです。
そのファイルをGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで開くと、微妙に表示が崩れることがあります。
たとえば、
- 罫線がずれる
- セル幅が変わる
- 改行位置がおかしい
- 印刷するとレイアウトが崩れる
- 余白が変わる
- 文字がはみ出る
といったことがあります。
自分用のメモなら多少崩れても問題ありません。
しかし、官公署に提出する書類や、お客様に見せる書類でレイアウトが崩れていると、直すのが手間です。
結果として、最初からOffice環境を用意しておいた方がスムーズだと感じました。
Officeが向いている人
- 官公署からダウンロードしたWord・Excel様式を扱う人
- 提出書類のレイアウト崩れを避けたい人
- Google系で開いたときの互換ズレが気になる人
- 書類作成を効率化したい人
最初から必須か
すべての人にとって、開業初日から必須とは言いません。
ただ、行政書士業務ではWord・Excel形式の書類に触れる機会が多いので、早めに用意しておいた方がストレスは少ないと思います。
関連リンク
Microsoft 365 Personal
サブスクの1人用プランです。ビジネス利用もできます。
Copilotやクラウドストレージがついてきます。
Office 2024
買い切り版で、PC2台までインストールできます。
Microsoft 365でまとめるという選択肢
Office、OneDrive、AIツールを別々に考えていましたが、よく考えるとMicrosoft 365系のプランでまとめられる部分もあります。
たとえば、
- Word・Excelを使う
- OneDriveでデータをバックアップする
- Copilotで文章作成や作業補助をする
といった環境を、Microsoft系でまとめることができます。
もちろん、すでにGoogle系で環境を作っている人や、AIは別サービスを使いたい人もいると思います。
そのため、Microsoft 365が一択というわけではありません。
ただ、行政書士業務ではWord・Excelとの相性が重要になりやすいので、Officeを使うなら、OneDriveやCopilotも含めて検討する価値はあります。
こういう人には向いている
- Word・Excelをそのまま使いたい
- バックアップもまとめて管理したい
- 複数サービスをバラバラに契約するのが面倒
- AIも業務に使ってみたい
- Windows PCを使っている
逆に向いていない場合
- すでにGoogle系で統一している
- 無料ツールで十分足りている
- AIはChatGPTなど別サービスを使いたい
- クラウド保存をあまり使わない
Microsoft 365は「絶対に必要」というより、Office・バックアップ・AIをまとめたい人には合理的な選択肢です。
PDF編集・変換環境｜PDFしか配布されていない様式がある
行政からダウンロードできる様式は、WordやExcelだけではありません。
PDF形式で配布されていることもあります。
PDFのまま入力できる場合もありますが、表形式のものを編集したい場合や、Excelで加工したい場合は、PDFをExcelやWordに変換したくなる場面があります。
私は現時点ではAdobe系の有料プランを本格的に使っているわけではありません。
ただ、許認可業務を扱っている行政書士の先生から、「PDFをExcelに戻せる環境があると便利」という話を聞きました。
PDFしかない様式を扱う場合、
- 手入力で作り直す
- PDFに直接入力する
- PDFをExcelやWordに変換する
といった対応が必要になります。
無料ツールでも対応できることはありますが、変換精度やレイアウトの再現性には限界があります。
特に表形式のPDFは、変換後に崩れることがあります。
その修正に時間がかかるなら、有料ソフトを使った方が早い場合もあります。
PDF編集・変換環境が向いている人
- 許認可系の業務を扱う予定がある人
- PDF様式を扱う機会が多い人
- PDFをExcelやWordに戻したい人
- 書類作成の効率を重視する人
最初から必須か
開業直後から全員に必要とは思いません。
ただ、許認可系の業務を扱うなら、PDF編集や変換の環境は検討しておいた方がよいと思います。
電子証明書の付与にも
後述する、電子証明書を用いた電子署名の付与にもPDF編集ソフトがあれば便利です。
関連リンク
Adobe Acrobat Standard
PDF編集ソフト
代替ソフトです。
OneDriveなどのクラウドストレージ｜バックアップ用に必要
行政書士は、書類データを扱います。
開業直後は件数が少なくても、見積書、請求書、申請書、本人確認書類、業務メモ、研修資料など、データは少しずつ増えていきます。
そのデータをPC本体だけに保存していると、PCが壊れたときに困ります。
そのため、クラウドストレージや外部バックアップの仕組みは早めに考えておいた方がよいです。
クラウドストレージでできること
- PC内のデータを自動バックアップする
- 別のPCからもファイルにアクセスする
- 誤って削除したファイルを復元しやすくする
- スマホやタブレットから確認する
- データ紛失のリスクを下げる
私の場合も、バックアップのためにOneDriveのようなクラウドストレージの必要性を感じました。
もちろん、クラウドに保存すれば何でも安心というわけではありません。
個人情報を扱う以上、パスワード管理や共有設定には注意が必要です。
ただ、ローカル保存だけで運用するより、バックアップ環境を作っておく方が安心です。
クラウドストレージが向いている人
- PCトラブルが怖い人
- 複数端末で作業する人
- 書類データを安全に保存したい人
- バックアップを自動化したい人
関連リンク
Microsoft 365 / OneDrive
リンクはOfficeのセクションにあります。
外付けHDD
AIツール｜必須ではないが、使うとかなり便利
AIツールは、行政書士開業に必須の道具ではありません。
AIがなくても開業はできます。
ただ、使い始めると、文章作成や調べもの、アイデア出し、構成作成などでかなり便利です。
たとえば、
- ブログ記事の構成を考える
- ホームページの文章を整える
- メール文を作る
- 説明文を分かりやすくする
- 業務の段取りを整理する
- 調べものの視点を出す
といった場面で使えます。
もちろん、行政書士業務では正確性が重要です。
AIの出力をそのまま使うのではなく、自分で確認する必要があります。
特に法令・制度・申請要件については、必ず公式情報や一次情報を確認するべきです。
AIツールが向いている人
- 文章を書くのに時間がかかる人
- ホームページやブログを自分で作る人
- メール文や案内文を整えたい人
- 思考整理に使いたい人
- ひとりで作業することが多い人
Microsoft Copilotという選択肢
OfficeやOneDriveを使うなら、Copilotが使えるプランを検討するのも一つです。
WordやExcelと近い場所でAIを使えるため、Microsoft系で環境を揃えたい人には相性がよいと思います。
ただし、AIについてはChatGPTなど他のサービスを使う選択肢もあります。
自分の作業スタイルに合うものを選べばよいです。
関連リンク
Microsoft 365 Copilot系
リンクはOfficeのセクションにあります。
住所印｜地味だけどあると便利
開業後に買った地味なものとして、住所印があります。
住所印は、事務所名、住所、電話番号などをまとめて押せる印鑑です。
必須ではありませんが、封筒や書類に毎回住所を書くのが面倒な場合は便利です。
住所印が便利な場面
- 封筒に事務所情報を入れる
- 書類に事務所名や住所を記載する
- 手書きの手間を減らす
- 同じ情報を何度も書く場面で使う
職務上請求書で使う方もいるようです（私は手書きしていますが）。
最初から必要か
開業前に必ず買う必要はありません。
郵送業務が増えてからでも間に合います。
ただ、頻繁に郵送するようになると、住所印があるとかなり楽です。
関連リンク
住所印
名入り封筒｜あると便利だが、最初は無地でもよい
開業後に、名入り封筒も作りました。
名入り封筒は、事務所名や住所が印刷された封筒です。
見た目が整いますし、郵送時に手書きやスタンプを押す手間も減ります。
念のため、透けないタイプのものにしています。
名入り封筒のメリット
- 事務所としての見た目が整う
- 毎回住所を書く手間が減る
- 郵送物がそれらしく見える
- 事務処理が少し楽になる
ただし、開業直後から大量に作る必要はないと思います。
開業直後は、取扱業務や肩書き、住所表示、電話番号などを変更したくなる可能性があります。
そのため、最初に大量発注すると、あとで使いにくくなることもあります。
最初はどうするか
最初は、無地封筒＋住所印でも十分です。
郵送が増えてから、名入り封筒を作るくらいでよいと思います。
書類を送るのはレターパックを使うことが多いので、様子を見てからでも大丈夫です。
関連リンク
名入り封筒（長３）
名入り封筒（角２）
郵便受け｜レターパックが入らない問題は盲点
開業後に買ったものとして、郵便受けもあります。
もともと設置されていた郵便受けでは、レターパックが微妙に入らず、折れた状態で配達されることがありました。
そのため、レターパックが入る郵便受けを購入することになりました。
行政書士業務では、郵送で書類をやり取りすることがあります。
- レターパック
- 角2封筒
- 厚みのある書類
- 重要な郵便物
こういったものを扱う可能性があります。
既存の郵便受けが小さいと、曲げて配達されたり、不在時に受け取れなかったりして不便です。
郵便受けを確認した方がよい人
- 自宅開業の人
- 小規模事務所の人
- 既存のポストが小さい人
- レターパックを使う可能性がある人
- 不在時の受け取りをスムーズにしたい人
最初から必要か
全員に必要ではありません。
すでに大きな郵便受けがあるなら、買い替える必要はありません。
ただ、レターパックや角2封筒が入るかどうかは、開業前後に確認しておくとよいです。
関連リンク
レターパック対応郵便受け
電子署名・電子証明書まわり｜業務によって必要になる
開業後に、行政書士用の電子署名・電子証明書まわりも必要になりました。
電子申請をする業務を扱う場合、電子証明書や電子署名の環境が必要になることがあります。
ただし、これはすべての行政書士が開業直後に必ず必要というものではありません。
扱う業務によって必要性が変わります。
必要になりやすい場面
- 自動車保有関係手続のワンストップサービス（OSS）
- 電子定款の認証
- 業務上、電子署名が求められる場面
開業前にすべて準備しておくというより、自分が扱う業務が決まってから検討してもよいと思います。
ただし、発行には時間がかかることには注意してください。
最初から必要か
業務内容が決まっていない段階では、後回しでもよいと思います。
ただし、電子申請を前提にする業務を扱うなら、早めに確認しておいた方がよいです。
関連リンク
行政書士電子証明書を利用する場合は、セコムパスポート for G-ID を確認しておくとよいです。
挨拶用タオル｜正直かなり余った
開業後に挨拶用のタオルも購入しました。
ただ、これは正直、かなり余っています。
開業時の挨拶回りをしっかりする人や、地域密着で営業する人なら使う場面があると思います。
しかし、私の場合は思ったほど配る機会がありませんでした。
挨拶用タオルが向いている人
- 地域密着で営業する人
- 近隣事業者に挨拶回りをする人
- 既存の人脈に配る予定がある人
- 対面営業を積極的にする人
向いていない人
- オンライン中心の人
- 来客や訪問が少ない人
- 挨拶回りをあまりしない人
- 配る相手が具体的に決まっていない人
「開業したら挨拶用タオルが必要そう」と思って買うと、余る可能性があります。
今ならこうする
今なら、配る相手や場面が具体的に決まってから作ります。
なんとなくで大量に作るのはおすすめしません。
関連リンク
挨拶回りをする予定がある人向けです。物としては腐らないし良いと思います。
名入れタオル
開業後に買ってよかったもの・後回しでよかったもの
ここまでを整理すると、私の中では次のような分類になります。
買ってよかったもの
- Office
- OneDriveなどのクラウドストレージ
- 住所印
- 郵便受け
業務によって必要になるもの
- PDF編集・変換ソフト
- 電子署名・電子証明書
- AIツール
- 名入り封筒
後回しでよかったもの
- 挨拶用タオル
- 大量の名入り封筒
- 高額なサブスク
- 使うか分からない業務用サービス
開業後に必要なものは、人によってかなり違います。
だからこそ、「みんなが買っているから買う」よりも、「自分の業務で本当に使うか」で判断した方がよいです。
まとめ：開業後に増えるのは、地味だけど実務に効くもの
行政書士開業後に買うものは、開業前に想像していたより地味でした。
大きな什器や立派な備品を買い足すというより、
- Office
- PDF編集環境
- クラウドストレージ
- AIツール
- 住所印
- 封筒
- 郵便受け
- 電子署名まわり
といった、実務を回すためのものが中心です。
特に、開業前には不要だと思っていたOfficeは、実際に行政のWord・Excel様式を扱うようになると、必要性を感じました。
また、郵便受けのように、開業準備記事ではあまり見かけないものでも、実際には困ることがあります。
レターパックが2つ折りで配達される問題は、かなり現実的な盲点でした。
一方で、挨拶用タオルのように、思ったほど使わなかったものもあります。
開業後に買うものは、「あった方がよさそう」で買うより、「実際に困ったら買う」くらいで十分なものも多いです。
最初から全部揃える必要はありません。
ただ、実務が始まると、物よりもサブスク・データ管理・郵送まわりにお金がかかることは知っておくとよいと思います。
開業前に揃えるものはこちら
この記事では、開業後に実際に必要になったものをまとめました。
一方で、「開業前に何を揃えておけばいいか」を整理した記事も作っています。
これから開業する方は、まずこちらを見ておくと全体像が分かりやすいと思います。
